Hora da limpa na papelada: o que guardar e jogar fora?

IPTU, IPVA, recibo de aluguel, de cartão de crédito, de celular… Apesar do mundo virtual que nos cerca, o papel que comprova o pagamento de uma conta continua sendo a prova mais fiel de que uma dívida foi quitada.Para saber o que deve ser guardado e por quanto tempo, a TOP VIEW conversou com professora Andreza Cristina Baggio, do departamento de prática jurídica do curso de direito da UNICURITIBA.

TOP VIEW: Que comprovante de fato precisa ser guardado e por quanto tempo?Andreza Cristina Baggio: O prazo para que o comprovante permaneça guardado depende do tipo de dívida, pois está relacionado ao prazo que tem o devedor para realizar a sua cobrança. Esses prazos são previstos em lei, e variam de acordo com o tipo de débito. Vale observar que é direito do consumidor receber anualmente de seus fornecedores o comprovante de quitação de débitos, que substitui os comprovantes de quitação mensais.

Vamos a cada situação especificamente:

1) As contas de água, energia, telefone e demais contas de serviços essenciais devem ser guardadas por cinco anos;

2) As declarações de quitação de condomínio devem ser conservadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Após sua saída, ele ainda deve conservá-los por dez anos;

3) Com relação aos pagamentos de consórcios, é prudente que os comprovantes sejam guardados até o encerramento das operações financeiras;

4) No caso de contrato de locação, os comprovantes de pagamento de aluguel, contrato e recebimento do termo de entrega das chaves devem ser guardados por três anos, após a desocupação do imóvel;

5) Os documentos referentes aos pagamentos de mensalidades escolares e cursos livres por, ao menos, cinco anos, bem como o contrato deles;

6) Os comprovantes de tributos em geral, como IPTU, Imposto de Renda e outros, devem ser guardados por cinco anos, considerando o primeiro dia útil do ano seguinte ao da quitação dos mesmos, segundo o artigo 173, I, do Código Tributário Nacional;

7) Os comprovantes de planos de saúde com vencimento anterior a 11/01/1993 devem ser mantidos por vinte anos, de acordo com o Código Civil de 1916. Aqueles com vencimento posterior devem ser mantidos por cinco anos. Já os de seguros saúde, como os seguros em geral, devem ser guardados pelo prazo de um ano;

8) As faturas quitadas de cartões de crédito com vencimento anterior a 11/01/1993 devem ser mantidas por 20 anos. As com vencimento posterior, por cinco anos, para que se possa discutir o valo principal. Para a discussão sobre juros, devem ser guardadas por apenas três anos;

9) Os comprovantes de pagamento de serviços de profissionais liberais em geral (médicos, advogados, professores, peritos) devem ser mantidos por cinco anos;

10) Os de quitação de imóvel devem ser guardados até o registro definitivo da escritura ser feito no Cartório de Registro de Imóveis, já que é só nesse momento que o comprador adquire a propriedade plena do imóvel.

TV: Posso escanear o comprovante e guardar uma versão digital dele, economizando espaço em casa ou no escritório?
ACB: A utilização do documento não impresso em papel é bastante controversa. A meu ver, documento escaneado não é o documento original, é apenas uma cópia, e, portanto, não terá validade para aquelas situações em que se exige a apresentação do documento original.

A validade da comprovação com um documento escaneado dependerá do tipo de obrigação e também da finalidade de sua utilização. Perante o Poder Judiciário, por exemplo, o documento eletrônico é aceito desde que seja possível comprovar a sua validade, o que se faz mediante a apresentação do documento original ou alguma forma de autenticação, caso o documento seja originalmente eletrônico.

Toda a controvérsia sobre o documento eletrônico se faz a respeito de sua origem e de sua validade. Mas é importante lembrar que, quanto às relações de consumo, prevalece a boa-fé do consumidor, ideia que tem reforçado perante o Judiciário a validade dos comprovantes de pagamento de dívidas que tenham sido escaneados sem a guarda dos originais.

TV: Caso um determinado recibo, como o de escolas de filhos, seja usado para dedução do IR, é preciso guardá-lo por mais tempo?
ACB: Sim, será preciso guardar o documento pelo prazo que terá a Fazenda Pública para verificar se a dedução realizada foi válida e, caso entenda não ter sido, possa realizar a cobrança do imposto. A Fazenda Pública tem um prazo de cinco anos para realizar o lançamento do tributo, período no qual, inclusive, caso o contribuinte entenda ser indevido o lançamento, poderá apresentar defesa, comprovando que a dedução apresentada em sua declaração de imposto de renda estava correta.

TV: Caso a pessoa tenha um funcionário em casa – como uma empregada ou uma babá – que documentos precisam ser guardados e por quanto tempo? Em caso de demissão, por quanto tempo é preciso guardar os comprovantes de pagamento, INSS etc?
ACB: Após rescindido o contrato de trabalho o empregado tem o prazo de dois anos a contar da data da rescisão para propor uma ação trabalhista, reclamando verbas que não teriam sido quitadas nos últimos cinco anos do contrato de trabalho. Portanto, em relação às verbas trabalhistas, deverão permanecer guardados por dois anos após o fim do contrato de trabalho documentos dos últimos cinco anos da relação empregatícia. Com relação à contribuição previdenciária e FGTS também se aplicam os mesmos prazos.

TV: No caso de boletos enviados por email é necessário imprimir e guardar? Ou basta guardar o comprovante de pagamento?
ACB: Aplica-se as mesmas regras já descritas sobre os documentos escaneados.

TV: Sobre valores debitados automaticamente da conta, é preciso imprimir e guardar o comprovante?
ACB: Novamente vale lembrar que é direito do consumidor receber o comprovante anual de quitação de débitos, e, ademais, o devedor deve sempre tomar o cuidado de ter sob os seus cuidados formas para comprovar o cumprimento de suas obrigações. Portanto, no caso de débito em conta, é importante que o consumidor exija o recibo de pagamento ou comprovante de quitação. Imagine-se que, na ausência de comprovante de pagamento, eventualmente seja o consumidor cobrado por algo que foi pago, e terá de apresentar um extrato de sua conta corrente – que, muitas vezes, poderá não identificar exatamente o que foi debitado.