Até que ponto processos e burocracia ajudam a sua empresa?

Esta semana me fiz essa pergunta: Até que ponto os processos e a burocracia ajudam os negócios? Passei por duas situações que me fizeram refletir sobre isso.

Na primeira, um fornecedor nos enviou um contrato em papel pelos Correios para que fosse assinado, autenticado em cartório e então reenviado a eles para que começassem a prestar o serviço. Sugeri até pagar antecipadamente, mesmo sem essa assinatura, mas eles não aceitaram. Falei de assinatura eletrônica desse mesmo contrato, mas nem pensar. Esse era o processo deles. 

Resultado: não havia tempo suficiente para esse processo e fechamos com outra empresa.

Na outra situação, depois de um longo processo seletivo, uma empresa decidiu contratar uma candidata. Pela dificuldade na negociação salarial, sugeri a eles que o futuro gestor fizesse a proposta diretamente a ela, mas o processo que deveria ser seguido era o seguinte: o envio de um e-mail automático via sistema com a carta-oferta. 

Resultado: a candidata não se sentiu segura e recusou a oferta.

Então me perguntei:

Como pode um processo criado por uma empresa a impedir de fechar um negócio mesmo com pagamento antecipado? Ou não permitir que um gestor ligue para um futuro membro da sua equipe para convidá-lo a trabalhar consigo?

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Processos que claramente atrapalham o negócio, mas “garantem segurança mitigando riscos”, devem ser seguidos cegamente ou revisados diante de mudanças em prol dos objetivos das empresas? 

Para me ajudar a entender melhor isso, convidei meu parceiro de negócios Bruno Monich, fundador da consultoria Compliance Box, para falar sobre o assunto.

Bruno, muito obrigado por contribuir neste artigo! Pode nos explicar como nasceu o mapeamento de processos e por que ele existe?

Eu que agradeço pelo convite! As descrições dos processos existem, principalmente, para garantir agilidade e assertividade nas tomadas de decisões, evitando interferências pessoais e consequências indesejáveis para o negócio. Mapear um processo permite com que vulnerabilidades e oportunidades sejam identificadas, de forma a possibilitar a adoção de melhorias nas entregas, com segurança e sem surpresas.

Perfeito, Bruno. E quando uma empresa deve revisar seus processos?

Seguindo a resposta anterior, por outro lado, é aconselhável que a empresa revise seus processos quando essa essência é perdida. Ou seja, quando o processo, da maneira que está implantado, deixa de trazer agilidade e segurança para o negócio – o tornando simplesmente burocrático.

É comum que empresas estabeleçam regras, baseadas em boas práticas adotadas por outras organizações. Também é claro que existem riscos que não vale a pena correr. No entanto, da mesma forma que um processo pode gerar excelentes resultados, a implantação de uma medida desnecessária pode provocar o efeito oposto.

Espero que esse artigo tenha feito você refletir sobre o tema dos processos, burocracia e agilidade em prol dos negócios. Caso queira contribuir, deixe seu comentário ou opinião sobre o tema. Obrigado!

Sobre o colunista 

Diego Godoy é headhunter na MUUDA.work. Trabalhou em empresas multinacionais do segmento de serviços profissionais como PwC, Michael Page e Walt Disney Company. Também é fundador do Projeto Um Por Cento, reconhecido como iniciativa oficial pelo ACNUR e que trabalha na recolocação de refugiados no mercado de trabalho do Brasil. Foi eleito pelo LinkedIn um dos “Top Voices” em 2021.