IPM Sistemas cria soluções para Prefeituras verdadeiramente digitais

Com plataforma única, 100% em nuvem, é possível efetuar empenhamentos, liquidações, pagamentos, compras e folha de pagamento sem utilizar papel

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IPM Sistemas

Vivemos em um mundo conectado no qual comida, roupas, medicamentos, carros, tudo é encomendado de forma virtual, inclusive com pagamento digital. Mas quando se fala em gestão pública, a realidade é outra: ainda existem entidades que acumulam pilhas e pilhas de papel, trabalhando com morosidade e falta de controle e de transparência.

É fundamental que essas empresas avancem na digitalização de seus procedimentos e, para colaborar nesse urgente processo de modernização, a IPM Sistemas, pioneira em tecnologia 100% em nuvem para órgãos públicos, acaba de criar o Departamento de Modernização Digital da Administração Pública.

Com o novo setor, a empresa amplia sua atuação no mapeamento de processos e criação de soluções que atendam às necessidades de cada instituição. De acordo com o gerente de Relações Institucionais da IPM Sistemas, Sedi Zanella, as soluções da IPM utilizam tecnologia de última geração, que permite ir muito além da simples abertura de protocolos e envio de memorandos ou requerimentos por meio de um sistema informatizado.

Zanella explica que a empresa trabalha na construção de cidades inteligentes há 25 anos. As prefeituras que utilizam o Atende.Net não precisam de papel em rotinas como empenhamentos, liquidações, pagamentos, compras, departamento pessoal, e o gestor pode utilizar assinatura digital nos processos internos, tudo pela Internet, tudo em um único sistema. De acordo com ele, o próprio sistema usado no trâmite de processos também realiza os lançamentos em contabilidade, folha, arrecadação, compras e em outras áreas. “O resultado é a redução de gastos com correios, impressoras, papéis, arquivo morto, além do tempo de servidores e, em especial, maior celeridade e eficácia na prestação de serviços públicos”, completa Zanella.

Cidades do Paraná já vivem esse processo de digitalização

Várias cidades paranaenses já investem em sua modernização digital. Campo Largo, Guaíra, Lapa, Marechal Cândido Rondon, Mercedes, Paranaguá e Rio Negro, por exemplo, são clientes da IPM e já oferecem autoatendimento ao cidadão e pagamento de taxas e impostos municipais via Pix. Juntas, receberam mais de R$ 3,8 milhões neste ano, em menos de quatro meses de implantação da modalidade.

Outro exemplo vem da área da Saúde, com Castro e Santa Helena, que acabam de ganhar o Selo Atenção Primária de Qualidade do Governo Federal. Em junho, o Ministério da Saúde condecorou 225 municípios brasileiros pela qualidade da gestão pública em saúde diante da pandemia. E os dois municípios paranaenses estão na lista.

A digitalização de todos os processos no setor de saúde contribuiu para a boa performance de Castro, permitindo decisões orientadas por dados, principalmente na distribuição dos recursos orçamentários. “Agora conseguimos identificar melhor as demandas por exames e fazer uma melhor gestão”, diz a secretária municipal de Saúde, Maria Lídia Kravutschke.

A secretária explica que toda a rotina do paciente está no sistema, como o prontuário eletrônico que está presente em toda a rede de saúde de atenção primária. “Tudo se dá através do programa da IPM. Com isso, o usuário tem maior resolutividade. Ele consegue resolver seus problemas dentro do seu território, então não é mais necessário ficar se deslocando para agendar exames ou pegar resultados. Isso foi um grande diferencial para o fortalecimento da atenção primária”, explica Maria Lídia.

A secretária de Saúde de Santa Helena, Cristiani Mozer Binko, também comemora os bons resultados impulsionados pelo uso da tecnologia. “O mérito dessa conquista é de todos os servidores da Saúde, que desempenham um excelente papel. Mas é mérito também do sistema da IPM, que facilita muito a comunicação e o registro dessas informações”, destaca.

Araucária ganhou eficiência com a modernização digital e o cadastro único

A prefeitura de Araucária qualificou a gestão municipal em 2018 com a troca do desktop, sistema já ultrapassado, para tecnologia 100% em nuvem e com cadastro único. E a administração municipal tem evoluído rapidamente na modernização digital. Em poucos meses, já realizava muitos processos sem a necessidade de papel. Atualmente, tramitam mais de 100 mil processos digitais por ano na prefeitura.

No passado, a administração chegou a ser objeto de uma ação civil pública por parte do Ministério Público porque não tinha dados em tempo real e na qualidade necessária para garantia da transparência. Com a modernização proporcionada pelo Sistema IPM, agora Araucária figura entre os 10 municípios com Portal da Transparência mais bem avaliados no estado do Paraná.

São muitos os benefícios de trabalhar com uma base de dados única e compartilhada entre os departamentos. O contador geral da prefeitura, Luiz Carlos Moreira, cita como exemplo o arquivo gerado na gestão de pessoas, que é o mesmo que chega ao setor de finanças para fins de empenho e também de pagamento. “Hoje, empenhar uma folha de pagamento demora, no máximo, um dia. Nos sistemas antigos, chegou a demorar quase uma semana”, relata.

Essa base única também evita a duplicidade de dados. “Aqui em Araucária, quando foi migrado, eram cinco softwares diferentes. Então, para cada CPF, foram cinco cadastros que precisaram ser migrados. E foi bem tranquilo. A melhor coisa do mundo é gerenciar um software só, ter acesso e controle de tudo com um software só, com base única”, destaca o diretor de TI de Araucária, Nayron Hubel.

Ao contar com um sistema 100% em nuvem com acesso via internet a partir de qualquer dispositivo, nem mesmo o lockdown forçado pela pandemia da Covid-19 paralisou os trabalhos na prefeitura. A administração adotou, inclusive, o sistema de ponto com registro pelo aplicativo Atende.Net em março de 2020. O recurso facilita principalmente a atuação dos servidores que executam trabalhos externos ou em home-office.

Pesquisas mostram que o cidadão espera essa modernização

O cidadão é muito beneficiado com o uso da tecnologia em nuvem, que permite autonomia do autoatendimento. O pagamento de taxas e impostos fica facilitado, pois o munícipe pode entrar no sistema da prefeitura, pelo site ou aplicativo, e consultar ou quitar seus débitos rapidamente, inclusive fazendo pagamento via Pix.

Uma facilidade que está alinhada ao resultado de um estudo realizado pelo Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID) e divulgado em março de 2021. A pesquisa mostra que 60% dos cidadãos preferem o atendimento de serviços públicos por site, aplicativo ou mensagem de texto. E quando perguntados sobre o motivo dessa escolha, a resposta de 46% dos entrevistados foi “economia de tempo”.

Outro levantamento, feito pelo Centro Regional de Estudos para o Desenvolvimento da Sociedade da Informação (Cetic.br) e ligado ao Comitê Gestor da Internet no Brasil (CGI.br), confirma essa tendência. Um terço dos entrevistados disse ter usado a internet para ter acesso a algum serviço público em 2018. Em 2019, o percentual subiu para 36%. Em 2020, 54% dos usuários da internet com 16 anos ou mais usaram a rede para realizar algum serviço público.

Confira os principais benefícios do uso da tecnologia na gestão pública:

Economia aos cofres públicos

A computação 100% em nuvem elimina investimentos em servidores de banco de dados e o Centro de Processamento de Dados (CPD) dentro das prefeituras. Também não há necessidade de aplicativos e cabeamentos estruturados, bem como manutenções. Além disso, gera economia com papel, material de escritório, correios e arquivo morto.

Acessibilidade

Um sistema 100% em nuvem permite acesso às informações 24h por dia, a partir de dispositivos com internet. Dessa forma, os gestores públicos podem fazer tramitar e assinar documentos digitalmente, bem como cruzar dados e gerar indicadores em tempo real, tornando a administração pública mais ágil e qualificada.

Aumento da arrecadação

Prefeituras que operam com um sistema de cadastro único e possuem a informação em tempo real controlam melhor a receita própria e são mais assertivas na fiscalização. Por exemplo, fica mais fácil verificar históricos e cobranças dos impostos municipais, como o IPTU, ISS, ITBI, reduzindo a inadimplência. Por outro lado, também ganham funcionalidades que melhoram a fiscalização de tributos, evitando a sonegação, tais como: emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NFS-e), implantação de Nota Fiscal Premiada e um maior controle do ISSQN Bancos, entre outros.

Maior transparência

Com uma plataforma única, a atualização dos dados acontece em tempo real, a publicação no Portal da Transparência é instantânea. Uma demanda tão importante que o Governo Federal publicou o Decreto nº 10.540/2020, criando novas regras para o Siafic, as quais entrarão em vigor no dia 1° de janeiro de 2023. Entre as determinações, está a exigência de único sistema para todo o ente federativo, que seja integrado aos sistemas estruturantes (gestão de pessoas, patrimônio, controle, etc), que reúna o registro de todos os atos e fatos da administração orçamentária, financeira e patrimonial, permitindo atualização e disponibilização dos dados em tempo real à população. Ou seja, não serão mais aceitos softwares de fornecedores diferentes, tampouco integrações que usem rotinas de atualização (com digitação, carregamento de dados, Webservice, API, etc), nem bases de dados não integradas.

Automação de processos

A computação em nuvem permite a implantação de fluxos digitais (Workflow), para facilitar e agilizar os processos de todos os departamentos, do RH aos lançamentos tributários, como: solicitações de segunda via de alvará de construção ou habite-se, inscrição, alteração e baixa de cadastro econômico, entre outros. Esses lançamentos então são disponibilizados ao cidadão através do Portal de Autoatendimento da prefeitura e/ou de aplicativo.

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Home-office

As prefeituras que utilizam o sistema IPM não pararam nem mesmo durante a pandemia de Covid-19 diante da necessidade de lockdown para frear a transmissão da doença. Por contarem com um sistema 100% em nuvem e acesso 24h aos dados de qualquer lugar, foi possível gerar a folha de pagamento e prestar contas aos órgãos reguladores sem sair de casa, por exemplo. Da mesma forma, os cidadãos continuaram acessando o sistema público para solicitar e/ou acompanhar suas demandas.

Fim das filas

Com a oferta do autoatendimento à população, a prestação de serviços públicos é qualificada. Por exemplo, o cidadão pode agendar consultas, pagar ou parcelar impostos e taxas, pegar resultado de exames médicos, solicitar abertura de uma empresa sem precisar de papel ou falar com um servidor público. Tudo pelo celular, sem deslocamentos, trânsito ou filas.

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